KANTOR VIRTUAL SEBAGAI PERWUJUDAN MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

A. LATAR BELAKANG MASALAH
Sebagai seorang tenaga kependidikan (guru), terkadang hanya memiliki waktu yang terbatas untuk mengurus administrasi perkantoran, seperti persyaratan-persyaratan seminar, biodata keluarga, rapat dll. Dikarenakan waktu pengajaran yang terlalu padat 24 jpl/minggu belum ditambah tanggung jawab yang lain sebagai pembina asrama, penanggung jawab kegiatan/proyek dll. Guru juga sebagai seorang manusia yang memiliki tugas dan tanggung jawab mengurus keluarga, kepentingan diri, ibadah kepada tuhan, dll. Dengan kata lain dalam waktu 24 jam sehari seharusnya di bagi menjadi 3 bagian, yaitu 8 jam untuk bekerja, 8 jam untuk keluarga dan 8 jam untuk diri pribadi dan ibadah. Intinya dalam waktu yang bersamaan seorang guru memiliki beban tugas yang berat.
Kemajuan teknologi terus mendorong dunia dan manusia untuk bergerak semakin cepat. Bahkan setelah berusaha mengurangi (atau bahkan meniadakan) penggunaan kertas, kini timbul upaya untuk mewujudkan mengurangi penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sama, yaitu efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction).
Dengan adanya kantor virtual, keterbatasan-keterbatasan yang dihadapai oleh seorang guru terutama yang berkaitan tentang urusan administrasi dapat diminimalisir. Sehingga guru dapat menfokuskan tugas pokok dan fungsi sesuai dengan apa yang telah digariskan tanpa mengurangi atau mengesampingkan tugas dan kewajiban terhadap keluarga dan diri sendiri.

B. RUMUSAN MASALAH
Kantor virtual dapat mengakomodasi efisiensi biaya manajemen kantor dan meningkatkan efektifitas guru untuk menyelesaikan tugas pokok dan fungsi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
BAB II PEMBAHASAN

Salah satu ciri perkantoran modern adalah mampu mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan perlakuan manusiawi. Efisiensi biaya merupakan tujuan umum manajemen, dimana yang didalamnya terkandung dengan input minimal dapat menghasilkan output yang optimal atau bahkan maksimal. Sedangkan tujuan umum perkantoran selain efisien juga harus efektif, yaitu kesesuaian antara apa yang direncanakan dengan hasil yang yang diraih.
Kedua tujuan manajemen tersebut dapat diwujudkan dengan perencanaan, pengawasan, pelaksanaan dan pengawasan yang baik. Dengan kemajuan dan teknologi dan ilmu pengetahuan sekarang ini, peranan kantor sebagai bangunan fisik tempat untuk pertemuan antar orang-orang untuk melakukan kegiatan diatas menjadi hal yang kurang modern lagi.
Peniadaan ruang kantor tentu saja tidak sama dengan pengurangan karyawan, melainkan hanya sebatas peningkatan efisiensi sebagaimana tujuan manajemen pada umumnya. Dalam hal peniadaan kantor, maka yang ditiadakan adalah fisik kantor berupa meja, kursi, maupun lemari arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat berkerja melalui kantor virtual (maya). Keberadaan kantor virtual menyebabkan seorang karyawan dapat “datang dan pergi” ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas mereka. Dapat dibayangkan bila dari suatu lembaga atau organisasi memiliki 100 orang karyawan, jika 1 orang karyawan memerlukan ruang sebesar 2x2 m2 yang ditiadakan kantornya dapat menghemat sebesar biaya sewa luasan kantor 2x2 meter persegi. Maka berapa besar lembaga mampu melakukan penghematan besar melalui peniadaan kantor bagi karyawan.
Secara spesifik ada empat keuntungan yang dapat diperoleh dengan keberadaan kantor virtual terutama untuk pegawai negeri sipil: a) Pengurangan biaya fasilitas, seperti meledaknya biaya perawatan kantor, maupun peniadaan biaya perluasan ruangan. b) Pengurangan biaya peralatan, karyawan yang bekerja melalui kantor virtual tidak lagi membutuhkan meja, kursi hingga lemari arsip di kantor secara fisik. c) Jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual dan tercatat secara formal. d) Pengurangan halangan kerja, halangan kerja seperti hujan, jalan macet, atau mobil mogok sudah tidak dapat lagi menjadi alasan karyawan untuk tidak bekerja.
Sementara itu, penggunaan kantor virtual juga dapat menimbulkan beberapa resiko berikut ini: a) Rasa tidak memiliki, perasaan bukan bagian dari perusahaan mungkin saja timbul karena tidak ada kontak langsung dengan karyawan lain. b) Semangat kerja rendah, jika tidak ada umpan balik positif dari lembaga/organisasi terhadap hasil kerja melalui kantor virtual maka dapat menurunkan semangat kerja. c) Ketegangan keluarga, karyawan tidak lagi dapat menggunakan kantor untuk menghindari masalah keluarga untuk sementara waktu. d) Biaya pengadaan alat komputer dan server besar diawal
Dari beberapa keuntungan dan resiko tersebut diatas, faktor resiko terlihat jelas lebih mengarah kepada SDM (sumber daya manusia) yang lemah yaitu mental dan etos kerja yang rendah, tidak adanya profesionalisme kerja. Faktor kelemahan tersebut dapat ditingkatkan dengan pelatihan dan peningkatan profesionalisme. Dengan sistem reward dan punishement akan memacu bagi semua karyawan untuk lebih produktif. Untuk menjadi produktif diperlukan profesionalisme. Dengan profesionalime yang dimiliki akan meningkatkan kualitas SDM.
Dilain sisi, keuntungan dengan penerapan kantor virtual jauh lebih kearah penghematan biaya (cost). Dari hasil penghematan biaya tersebut dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas SDM karyawan. Sebagian lagi dapat digunakan untuk menunjang kegiatan yang lain yang dapat mengembangkan organisasi/lembaga/perusahaan. Jika semua instansi memiliki SDM yang berkualitas, bisa dibayangkan betapa besar dan cepat perkembangan suatu bangsa.
Berkaitan dengan tenaga kependidikan (guru), dengan memiliki SDM yang berkualitas akan meningkatkan kualitas pengajaran, dengan pengajaran yang berkualitas akan mencetak generasi yang unggul. Generasi yang unggul akan mengangkat dan meningkatkan wawasan kebangsaan, taraf hidup berbangsa dan bernegara baik dalam negeri maupun luar negeri.


BAB III. KESIMPULAN

Kantor virtual dapat meningkatkan efisiensi biaya penyelenggaraan suatu organisasi. Jika biaya hasil pengehematan tersebut digunakan untuk meningkatkan kualitas SDM maka akan menutup kekurangan yang disebabkan oleh keberadaan kantor virtual tersebut. Berkaitan dengan guru, peningkatan kualitas SDM guru merupakan tujuan pemerintah saat ini, dimana APBN pendidikan adalah 20%, yang diantaranya untuk peningkatan kualitas pengajar dan bahan ajar.